Publié le : 19 mai 20224 mins de lecture
Pour réussir un projet, avoir à sa disposition des outils performants et adaptés est indispensable. C’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles de plus en plus de sociétés et d’autoentrepreneurs utilisent un logiciel de gestion de projet. Quelles sont ses fonctionnalités principales ?
Planification des activités
La première fonctionnalité d’un logiciel de gestion de projet reste certainement la planification. Celle-ci est la première étape à suivre pour réussir n’importe quel projet, personnel ou professionnel. Pour organiser les tâches, les classer et les hiérarchiser, il est en effet nécessaire d’avoir à sa disposition un outil de planification. Grâce à cette fonctionnalité, vous avez la possibilité de mieux répartir les tâches primaires et secondaires. Il vous sera plus simple d’attribuer chaque objectif aux membres de l’équipe et cela, en leur précisant les tâches urgentes à réaliser en priorité. Vous disposerez généralement d’un tableau de bord pour le planning. Celui-ci vous sera utile pour répartir la charge de travail, gérer le temps et éviter les retards. Grâce également à un calendrier que vous pouvez compléter à tout moment, vous pouvez suivre en temps réel l’évolution du projet. Le logiciel de gestion de projet envoie automatiquement aux collaborateurs des notifications à chaque fois qu’un but est atteint ou que la date d’échéance se rapproche. Ce point est essentiel pour accélérer le mouvement ou faire appelle à une ressource supplémentaire pour éviter les retards.
Gestion du budget
Tout projet nécessite un budget. Lorsque le budget n’est pas défini en amont, les chances que le projet ne réussit pas sont relativement élevées. Pourquoi ? Cela peut notamment s’expliquer par le fait que les objectifs ne peuvent être atteints sans engager tel ou tel prestataire. Or, si les moyens financiers ne sont pas suffisants, il est impossible de payer les ressources nécessaires, ce qui pénalisera tout le processus de réussite. Avec un logiciel de gestion de projets, vous aurez à votre disposition un module de gestion du budget. Grâce à ce dernier, il vous sera plus simple de maîtriser le budget. Vous n’aurez aucun mal à répartir les fonds et de déterminer le coût réel du projet en question. Cette fonctionnalité vous offre également la possibilité de suivre en temps réel votre situation financière et d’ajuster certains détails si besoin. Bref, grâce à un tel outil, vous avez tout ce qu’il faut pour gérer efficacement votre budget.
Gestion des ressources
La réussite d’un projet se base principalement sur une bonne gestion des ressources tant humaines, matérielles que budgétaires. Pour atteindre les objectifs fixés, il est important de prêter une grande attention à l’allocation de ces ressources. Avec un logiciel de gestion de projet, vous profiterez d’une fonctionnalité conçue entièrement à cet effet. Celle-ci vous permettra de connaître par exemple quelle machine est disponible, quelle salle peut être utilisée ou quelle équipe a un peu de temps pour effectuer quelques tâches secondaires. Vous pourrez savoir quelles sont les ressources matérielles occupées à tel instant et par qui. Ce module est indispensable pour éviter les surcharges de travail mais également les périodes d’inactivités qui peuvent pourtant servir à réaliser d’autres tâches. Il sert par ailleurs à s’assurer que les ressources ne sont pas en pénuries et que le travail peut continuer. Il faut cependant noter que le mode d’utilisation d’un tel logiciel peut varier selon ses configurations. Pour profiter pleinement de votre outil, pensez à choisir un logiciel facile à prendre en main.